Naše zkušenosti s Freelem

 

 

 

Freelo je online aplikace určená pro správu projektů freelancerů a menších týmů. V naší firmě Linhart Marketing s ním pracujeme od dubna 2020. Za 3 měsíce používání nás mile překvapilo mnoho skutečností. Také jsme ale objevili některé části, které by mohly být časem vylepšeny. V řádcích níže vám představujeme klady a zápory za jednotlivé členy týmu.

Vojtěch:

Když to vezmu od začátku…prošel jsem si na doporučení online návod „Začínáme s Freelem“, který trval zhruba 50 minut. Myslím si, že je to fajn vstup na palubu.  Bez něj bych asi nevěděl, co vše se tam dá dělat. Freelo nabízí samozřejmě i další webináře, které přináší užitečné rady. Úplné sžití se systémem mi trvalo asi měsíc.

Oceňuji přehledné členění top menu na „Projekty“, „Uživatelé“, „Reporty“, „Kalendář“ a „Měření času“. Možná by mohla být přesunuta položka „Výkazy“ ze sekce „Reporty“ do „Měření času“. Tam mi to dává větší smysl, když si někdo z týmu zapisuje čas k projektu a poté potřebuje vykázat počet hodin. Intuitivně jsem to od začátku hledal právě v kolonce „Měření času“.

Jako standardní uživatel využívám Freelo především k přiřazení času, případně komentář k určitému projektu. Čas lze zadávat přímo u projektů (nejlepší řešení – viz obrázek níže) nebo v „měření času“, které uživateli zabere více času (vysvětlení najdete u Honzy níže 🙂 ).

Za mě lehce pokulhává zpětná úprava času. Na výběr je kalendář s časem spuštění a ukončení. Raději bych ocenil výběr hodin a minut, jako je to v případě výkazů u konkrétních úkolů (viz předešlý obrázek). Na druhou stranu chápu, že v některých společnostech může být důležité, od kdy do kdy konkrétně člověk na úkolu pracoval. Proto zde funguje také stopování – měření v reálném čase pomocí tlačítka ▶

 

Freelo disponuje šablonami, které vám pomohou při konstituci projektu a usnadní práci. Osobně jsme prozatím žádnou nevyužili, protože máme vlastní checklisty.

Rád poslouchám podcasty Z Podpalubí Freela, ve kterých najdete rozhovory se zajímavými lidmi z businessu, sportu, a především spoustu aktuálních témat k seberozvoji.

Těch výhod je opravdu spousta, za mě aplikaci určitě doporučuji, už jen díky komunikaci s lidmi z Freela, kteří vám vždy rádi pomohou.

Honza:

Oceňuji segmentování projektů a úkolů při reportování a měření času. Jak již podoktnul Vojtěch nahoře, evidence doby v sekci „měření času“ je nepřehledná. Nelze vybrat klienta, ale pouze úkol, aby mohl být zahájen „time tracking“.

Je fajn, i když nejsem kapitánem projektu, že můžu provádět stejné změny jako kolegové, kteří mají práva kapitána. Některé společnosti jsou bez formální hierarchie a fungují jako tým. Proto je dobré, že tam taková možnost je. Právo správce přiděluje kolega, který už taková práva má.

Občas se mi stává, že při úpravě historických dat v měření času přiřadím čas k jinému úkolu. Freelo určitě doporučuji, i když se s ním někdy peru :).

 

Radek:

Jako kapitán projektů musím říct, že nám Freelo ze všeho nejvíce usnadňuje práci. Před ním jsme používali různé nástroje (na evidenci pracovní doby, na výkazy klientům, fakturaci a ke komunikaci) a teď můžeme používat řešení ALL-IN. Nespornou výhodou je sdílení souborů, které zůstávají na jednom místě a jsou přístupné všem členům, kteří mají přístup k projektu.

Dále musím pochválit bezvadně vyřešenou fakturaci i výkazy. Vše je přehledné a intuitivní. Můžu kontrolovat aktivity u jednotlivých uživatelů – kdo co dělal.

Uvítal bych zlepšení u opakování úkolů. Vysvětlím na konkrétním příkladu: když je 15. den v měsíci deadline na určitý úkol, a to pravidelně každý měsíc, ocenil bych, když tento den vyjde na svátek či víkend (kdy nepracujeme), aby se automaticky přeřadil na předcházející pracovní den. Tak se zamezí pozdnímu přiřazení i plnění úkolů. Ale to bude samozřejmě náročné na implementaci.

 

Jak Freelo vlastně používáme?

Když to shrneme…pro téměř každého klienta máme vytvořený projekt. V něm To-Do listy a konkrétní úkoly. Takhle je to nejpřehlednější a člověk nemusí nic složitě hledat. Ke konkrétním úkolům poté přiřazujeme činnosti a vynaložený čas.

Máme také založený interní projekt (Linhart Marketing), kde vkládáme končící klienty, se kterými jsme spolupracovali ještě před přechodem na Freelo, jednorázové práce, školení a různé interní aktivity.

Je zde skvělá možnost komunikace s klienty. To jsme ale prozatím nevyužili. Naši klienti jsou zvyklí na stávající komunikační platformu/y. Na konci měsíce podle výkazů klientům fakturujeme. Freelo si to pamatuje. Fakturace je opravdu bezvadná, oceňuje ji především Radek.

Jako poslední vyzdvihujeme možnost vytvořit si vlastní šablony, které šetří čas a samozřejmě potlačují chyby. Můžete využít i hotové šablony přímo od Freela.

Suma sumárum:

+ Projektové a úkolové členění a hierarchie

+ Podpora a komunikace

+ Přesné měření času

+ Sjednocení fakturačních, evidenčních i výkazových nástrojů

+ Nenašli jsme lepší platformu 🙂

 

– V sekci měření času lze vybrat pouze úkoly, nikoliv klienty. Pomohla by rozšířená filtrace.

– Opakování úkolů a zpětná editace času